„Jakoś działamy" – to zdanie słyszę od właścicieli firm najczęściej. I rozumiem je doskonale. Firma funkcjonuje, zamówienia są realizowane, klienci (w większości) są zadowoleni. Po co cokolwiek zmieniać?
Problem w tym, że „jakoś działa" ma swoją cenę. I najczęściej jest ona znacznie wyższa niż koszt wdrożenia narzędzia, które miałoby to naprawić.
Cena ręcznych procesów
Przyjmijmy realistyczny scenariusz: firma z 15 pracownikami. Obsługuje 80–100 zamówień miesięcznie. Używa Excela, maila i telefonu do koordynacji.
Czas na zbieranie danych: Jeśli przygotowanie tygodniowego raportu dla zarządu zajmuje handlowcowi 3 godziny – to 12 godzin miesięcznie. Przy koszcie 50 zł/h daje to 600 zł miesięcznie tylko na jeden raport.
Błędy przy kopiowaniu: Badania pokazują, że przy ręcznym przepisywaniu danych błąd pojawia się w co 300. rekordzie. Przy 100 zamówieniach i kilku pozycjach każde to setki okazji do pomyłki.
Czas na status zamówień: Jeśli każde zapytanie o status zamówienia to jeden telefon lub mail (5 minut), a firma obsługuje 100 zamówień z średnio 2 zapytaniami każde – to 1000 minut miesięcznie, czyli ponad 16 godzin.
Brzmi znajomo?
Pomagamy firmom wyjść z chaosu operacyjnego. Bezpłatna diagnoza procesu.
Umów bezpłatną rozmowę →Suma samych tych trzech elementów: ponad 28 godzin miesięcznie. Przy przeciętnym koszcie pracownika – kilka tysięcy złotych, co miesiąc, rok w rok.
Ukryty koszt: decyzje bez danych
Trudniejszy do policzenia, ale równie realny jest koszt złych decyzji. Jeśli nie wiesz w czasie rzeczywistym które produkty się sprzedają, które segmenty klientów są najbardziej rentowne i gdzie są wąskie gardła w procesie – podejmujesz decyzje na podstawie intuicji zamiast danych.
Jeden nietrafionykontrakt albo niewykryta tendencja na czas może kosztować więcej niż rok korzystania z dedykowanego systemu.
Kiedy inwestycja się zwraca
Dedykowany system operacyjny to zazwyczaj jednorazowy koszt budowy plus utrzymanie. Przy realnych oszczędnościach 20–30 godzin miesięcznie i eliminacji błędów – zwrot z inwestycji następuje często w ciągu 6–12 miesięcy.
Co ważne: po tym czasie system nadal działa, a firma nadal oszczędza.
Jeśli chcesz policzyć to dla swojej firmy – napisz do nas. Bezpłatna diagnoza procesów to coś, od czego zawsze zaczynamy.